電子帳簿保存法の改正（電子取引情報のデータ保存義務化）についてご存知ですか？
税理士・公認会計士 佐藤 洋平
法人税や所得税の税務申告に関連し、電子帳簿保存法（電帳法）が令和4年1月より改正施行されました。医療機関も対象となりますが、改正内容はご存知でしょうか。
従来は、「電子取引」（電子メール等でやり取りされた請求書、領収書等）について、印刷したものを保存していればデータ保存の必要はありませんでしたが、改正により一定のルールに基づくデータ保存が義務化されました。
今回は「電子取引」を中心に電帳法の概要について解説します。
（※本稿は令和4年12月1日現在の法令等に基づいて記載しております。）
Q1 電帳法とはどのような法律ですか？
A1 電帳法は、会計帳簿や証憑書類（請求書、領収書等）を電子データで保存することについて定めている法律です。
法人税や所得税の税務申告に関して、会計帳簿や証憑書類を適切に保存していないと、税務当局から青色申告の承認を取り消されるリスクがあります。従来は会計帳簿や証憑書類を紙で保存するのが原則でしたが、書類の印刷・保管の負担を軽減するために電帳法が整備され、データ保存のルールが規定されています。
電帳法の対象として、①会計帳簿（総勘定元帳など）のデータ保存、②紙で入手した証憑書類のスキャナ保存、③データで入手した証憑書類（電子取引）のデータ保存、の3つについて定められています。
このうち、①と②は任意に利用できる制度ですが、③については令和6年1月より完全に義務化されるものであり、基本的に全ての納税者に影響があります。
【図】電帳法の対象区分（国税庁パンフレットより）
※図は、国税庁の資料を加工して作成
Q2 電帳法が改正され、メールやWebダウンロードで入手した請求書・領収書等についてデータ保存しなければならないと聞いたのですが、いつからどのように対応しなければならないのでしょうか？
（Q1の区分③）
A2 令和6年1月からは「電子取引」（メールなどで入手した請求書・領収書等）について、データ保存が完全義務化されます。従来はメールなどで入手した請求書等を印刷して紙で保存していればデータを保存は不要でしたが、令和6年1月からは一定の方法でデータ保存していないと違法となります。
なお、現在も電子取引のデータ保存は義務とされていますが、令和5年12月末までは宥恕規定により、やむを得ない事情がある場合は紙での保存も容認されています。
具体的なデータ保存の方法としては、次の4つの方法があります。
- タイムスタンプが付された後、取引情報（データ）の授受を行う
- 取引情報（データ）の授受後、速やかにタイムスタンプを付すとともに、保存を行う者等に関する情報を確認できるようにしておく
- 記録事項の訂正・削除を行った場合に、これらの事実及び内容を確認できるシステム、または記録事項の訂正・削除を行うことができないシステムで取引情報（データ）の授受及び保存を行う
- 正当な理由が無い訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定め、その規定に沿った運用を行う
さらに、電子取引に該当する請求書等のデータについては、取引年月日、取引金額、取引先名称で電子取引データが検索できるような状態になっている必要があります。例えば、前記④の方法（事務処理規程を定めて運用する方法）で対応する場合は、請求書等のPDFファイルの名称を例えば「20221031_㈱国税商事_110,000」などのようにする方法や、エクセル等で索引簿を作成することが求められています。
Q3 データ保存すべき「電子取引」の例を教えてください。
A3 例えば、以下のようなケースが考えられます。
- 電子メールやLINE等により受領した請求書など（添付ファイルとして送付された場合のほか、メール等の本文そのものに含まれている情報も電子取引になりうる）
- ホームページからダウンロードした請求書など
- クレジットカードの利用明細データ
- 特定の取引に係るEDIシステムを利用しているケース
- ペーパーレス化されたFAX機能を持つ複合機を利用して受領した請求書など
医療機関においては、これまで医薬品等の購入先から納品書・請求書等が書面で送付されてきたものが、データ送付に置き換わることが想定されるなど、ペーパーレス化の流れは一層進むものと考えられます。
LINEなどのアプリ上で「〇〇円で発注します」「わかりました」といったやり取りも、電子取引となりえますので、メッセージデータのスクリーンショットを画像データで保存する等の対応が求められます。
なお、請求書等のデータと紙の両方が送付されてきた場合は、その内容が同一であれば紙で保存しておけば足りることとされています。
Q4 データ保存すべき電子取引の対象書類（データ）としてどのようなものが考えられますか？
A4 請求書、領収書、レシート等のほか、納品書、契約書や見積書など、取引に関して受領・交付される情報が記載されたデータが対象となります。
Q5 電子取引についてデータ保存していない場合にどのようなペナルティがありますか？
A5 青色申告の承認が取り消されるリスクがあります。青色申告の承認が取り消されると、税務メリット（所得税の青色申告特別控除、青色専従者給与、法人税の青色欠損金の繰越控除、30万円未満の少額減価償却資産の一括費用処理など）が受けられなくなります。
なお、青色申告の承認取消については、違反の程度等を総合勘案の上で、真に青色申告書を提出するにふさわしくないと認められるかどうか等を検討した上で判断するものとされています。
軽微な違反のケースまで青色申告の承認が取り消されるとは考えにくいですが、電子取引のデータ保存に全く対応しなくて良いということにはならないと思われますので、ご注意ください。
Q6 そもそもなぜ電子取引のデータ保存が義務付けられたのでしょうか？
A6 わが国において取引データのやり取りのデジタル化をより一層進めるためだと考えられます。
人手不足が深刻化する中で、従来のように請求書や領収書を郵送・FAXでやり取りするのではなく、電子データで相互にやり取りする仕組みを中小企業にも広く普及させることで、デジタル化のメリット（入力の省力化・迅速化による業務効率化、取引データの分析・活用による付加価値向上）を図りたいのだと思われます。
Q7 電帳法対応を謳うデータ保存サービス（クラウドストレージサービス）などを導入する必要があるのでしょうか？
A7 あわてて飛びつく必要はありませんが、電子取引の件数が多い場合は費用対効果を考慮して導入を検討すべきです。
電帳法対応のために費用をかけたくない場合は、パソコンのハードディスク等にデータ保存する方法も可能です。但し、Q2の④に記載のとおり、正当な理由のない訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定め、その規定に沿った運用を行い、索引簿をエクセルで整備するなどの対応が必要となります。電子取引の件数が多い場合には、費用対効果を考慮してデータ保存サービスの利用を検討するべきでしょう。
なお、電帳法に対応した経費精算システム・アプリを利用すれば、院長先生などがネット通販で購入した際の領収書データも適切に保存でき、事務の効率化もできると思われますので、ご利用を検討されてはいかがでしょうか。
また、電帳法対応のシステムの導入経費に関する補助金（IT導入補助金等）もありますので、システム導入の際は補助金の対象となるかどうかITベンダーにご確認することをお勧めします。
Q8 会計帳簿のデータ保存制度（Q1の区分①）について教えてください。
A8 会計帳簿（総勘定元帳など）については、たとえ数千ページあっても印刷して紙で保存しなければなりませんでしたが、一定の要件を満たした場合はデータ保存が認められています。
なお、令和4年1月より、税務署長の事前承認が不要になるなど要件が緩和され、以前より利用しやすくなりました。印刷コスト・保管スペースの削減のため、ぜひ活用をご検討下さい。
Q9 紙で入手した証憑書類のスキャナ保存制度（Q1の区分②）について教えてください。
A9 「電子取引」のデータ保存とは異なり、スキャナ保存はあくまで任意の制度です。
紙で入手した請求書・領収書等をスキャナ・スマホなどで画像データとして保存することが認められています。一定の要件を満たしていれば、領収書等の原本を廃棄することが可能となります。
なお、こちらも令和4年1月より、税務署長の事前承認が不要になり、タイムスタンプの付与期限が伸びるなど要件が緩和され、以前より利用しやすくなりました。
Q10 結局どうしたら良いか分かりません。誰に相談すれば良いでしょうか？
A10 電帳法は税務申告に関連するものであり、今後も税制改正が行われる可能性がありますので、まずは顧問税理士等にご相談することをお勧めします。
医院にとって、優秀な人材を確保することがより一層難しい時代になって参ります。デジタル化による生産性向上のメリットを最大限に生かすためにも、今のうちに取り組みを始めましょう。
さとう ようへい （文）
Yohei Sato
税理士・公認会計士
佐藤税理士法人 代表社員
（公社）日本医業経営コンサルタント協会 岩手県支部長
医業承継・Ｍ＆Ａ、開業支援業務に多数従事